Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Telefonkonferenzen über „Teams mit Gastzugang“ des Staatsinstituts für die Ausbildung von Fachlehrern Abt. 1

 

Auf dieser Seite informieren wir Sie über die zur Nutzung von Microsoft Teams (ohne Nutzerkonto) erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Zweck der Verarbeitung

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist das

Staatsinstitut für die Ausbildung von Fachlehrern Abteilung 1
Ernst Kröner, OStD, Leiter der Abteilung 1
Albert Raucheisen, R, Stellvertretender Leiter
Isolde Emmert, IKrin, Stellvertrende Leiterin


Henisiusstraße 1
86152 Augsburg
Deutschland

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0821 242279-0
0821 242279-13 (Fax)

 

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe?

Fragen zum Datenschutz können Sie an den behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten stellen:

Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:

Herr FOL Ulrich Horner
Staatsinstitut für die Ausbildung von Fachlehrern Abteilung V
Geschwister-Scholl-Platz 3
95445 Bayreuth

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0921 5303940-0
0921 5303940-1 (Fax)

 

Zu welchem Zweck sollen meine Daten verarbeitet werden?

Die Verarbeitung ist erforderlich zur Nutzung von Microsoft Teams, einer Kommunikations- und Lernplattform mit der Möglichkeit zu Audio- und Videokonferenzen und zur Durchführung von Online-Unterrichtseinheiten in der Lerngruppe und zur individuellen Betreuung und Beratung in Kleingruppen oder Einzeltreffen.

Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung.

Welche personenbezogenen Daten werden bei der Nutzung von MS Teams verarbeitet?

Bei der Teilnahme an einem Microsoft Teams Meeting ohne ein eigenes Nutzerkonto: ein selbst gewählter Nutzername, die zugewiesene Rolle “Gast” und damit verbundene Rechte, Chat-Nachrichten, bei Aktivierung von Kamera und Mikrofon Bild- und Tondaten, Inhalte von Bildschirmfreigaben (sofern durch die Lehrkraft zugelassen), in Abhängigkeit vom Zugang über Browser oder App technische Nutzungsdaten zur Bereitstellung der Funktionalitäten und Sicherheit von MS Teams und in Teams integrierten Funktionen. Eine Speicherung der Bild- und Tondaten von Videokonferenzen durch die Schule oder den Anbieter erfolgt nicht.

Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten?

Alle Teilnehmer einer Videokonferenz haben Zugriff im Sinne von Sehen, Hören und Lesen auf Inhalte der Videokonferenz, Chats und Bildschirmfreigaben. Der Anbieter hat Zugriff auf die bei der Nutzung von Teams anfallenden technischen Daten soweit dieses zur Erfüllungen seiner Verpflichtung im Rahmen des mit der Schule abgeschlossenen Vertrags zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist. US Ermittlungsbehörden haben Zugriff nach US amerikanischem Recht.

An wen werden die Daten übermittelt?

Wir nutzen Microsoft Teams im Rahmen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Microsoft verarbeitet deine personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Demnach darf Microsoft sie nur entsprechend unserer Weisungen und für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen, also weder für Werbung und auch nicht, um sie an Dritte weitergeben.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Bild- und Tondaten Microsoft Teams Meetings werden nach Beenden des Meetings und Schließen des Meeting Raumes durch die Lehrkraft gelöscht. Inhalte der begleitenden Chats werden in Verbindung mit den von den Nutzern gewählten Nutzernamen gespeichert, solange das Team besteht, in welchem sie erstellt wurden. Die Löschung von allen mit Schülern genutzten Teams durch die Schule erfolgt jeweils zum Schuljahresende. Auf den Servern von Microsoft werden sie darauffolgend nach 30 Tagen endgültig gelöscht.

Datenschutz bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten in den USA

Bei der Nutzung von MS Teams können auch Daten auf Servern in den USA verarbeitet werden. Dabei geht es weniger um Inhalte von Videokonferenzen und zugehörigen Chats, sondern um Daten, welche dazu dienen, die Sicherheit und Funktion der Plattform zu gewährleisten und zu verbessern. Nach der aktuellen Rechtslage in den USA haben US Ermittlungsbehörden nahezu ungehinderten Zugriff auf alle Daten auf Servern in den USA. Nutzer erfahren davon nichts und haben auch keine rechtlichen Möglichkeiten, sich dagegen zu wehren. Die Risiken, welche durch diese Zugriffsmöglichkeiten von US Ermittlungsbehörden entstehen, dürften eher gering sein, vor allem, da die Nutzung hier ohne ein eigenes Nutzerkonto erfolgt, in welchem dauerhaft Daten gespeichert werden.

Thema CLOUD-Act

Im Rahmen des CLOUD-Act haben US Ermittlungsbehörden auch Möglichkeiten, bei Microsoft die Herausgabe von personenbezogenen Daten, die auf Servern in der EU gespeichert sind, zu verlagen. Dort werden die meisten Daten gespeichert, die bei einer Nutzung von Microsoft/ Office 365 und Teams anfallen. Nach Angaben von Microsoft ist die Anzahl dieser Anfragen recht gering, zudem kann Microsoft dagegen vor Gericht gehen. Die wenigsten Anfragen dürften, falls überhaupt, schulische Konten betreffen. Microsoft gibt für Juli - Dezember 2019 insgesamt 3.310 Anfragen von Ermittlungsbehörden an. Davon kamen die meisten aus Deutschland.

 

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Zusätzliche Informationen

Wo werden meine personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Microsoft Teams und angebundenen Produkten erfolgt überwiegend auf Servern mit Standort Deutschland und sonst in EU Rechenzentren. Es ist möglich, dass sogenannte Telemetriedaten, eine Art Diagnosedaten, in den USA verarbeitet werden.

Wie sicher ist Microsoft Teams?

Die Plattform genügt allen gängigen Sicherheitsstandards für Cloud Plattformen.

Wo kann ich mehr zum Datenschutz von Microsoft Teams erfahren?

Thema Sicherheit bei Microsoft - https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview

 Datenschutz und Sicherheit in Microsoft Teams – für Nutzer | News Center Microsoft

 

Die aktuelle Datenschutzerklärung von Microsoft kann hier eingesehen werden:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Microsoft Teams – Datenschutz - Microsoft Teams | Microsoft Docs

 

Was tut die Schule zum Schutz meiner personenbezogenen Daten in MS Teams?

Als Schule hat für uns der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Gäste, Studierenden und Lehrkräfte oberste Priorität. Deshalb sorgen wir durch technische und organisatorische Maßnahmen dafür, dass die Nutzung von MS Teams mit der größtmöglichen Sicherheit abläuft. Eine solche Maßnahme ist die Nutzung von MS Teams durch Gäste ohne ein eigenes Nutzerkonto. Dadurch entstehen keine Ansammlungen von personenbezogenen Daten, die einzelnen Personen zugeordnet werden können. Wir haben MS Teams so voreingestellt, dass durch das Handeln und Fehler der Nutzer selbst möglichst wenige Risiken entstehen können.

Kann eine Einwilligung nach dem Urteil des EUGH zum EU-US Privacy Shield noch genutzt werden?

Das ist möglich, setzt aber voraus, dass die etwaige Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA entsprechend so abgesichert ist, dass sie den Vorgaben der DS-GVO entspricht. Dieses könnte beispielsweise durch zusätzliche technische Maßnahmen und Garantien Seitens Microsoft erfolgen. Die Standardvertragsklauseln, auf welche Microsoft seine Datenübermittlungen aktuell stützt, reichen nach Auffassung des EUGH alleine dafür nicht aus. Jede Schule, jeder Schulträger, jedes Bundesland hat darüber hinaus die Möglichkeit, mit Microsoft in Form von Nebenabreden in Ergänzung zu den OST und Data Processing Addendum zusätzliche Maßnahmen und Garantien auszuhandeln.

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